Первый вход в АИС (если после просмотра обучающего
видео остались вопросы).
Если доступ к электронным копиям оплачен:
1. Выбираем «расширенный поиск» – нажимаем курсором на строку.
2. Ставим флажок в окне «Тематические карточки».
3. Нажимаем на поле «Тематические БД» – появляется список доступных баз ГАЯО и филиалов.
4. Выбираем архив и вид документов – нажимаем на строку – выпадает меню.
5. Если нужны метрические книги или исповедальные росписи по определённому приходу, в соответствующих полях набираем название села и уезда или города и храма (церкви).
Если нужна перепись населения 1897 года – для деревень и сёл заполняем поля «населённый пункт», «уезд» и (если известно) «волость». Для поиска по Ярославлю, Рыбинску и другим уездным городам заполняем поля «населённый пункт» и (если известно) «улица, площадь». Названия (для исключения орфографических ошибок при наборе и различий в написании топонимов) лучше сокращать. Примеры: Пошехонский уезд –
Пош, село Никольское на Лапушке –
Лап, города –
Яр,
Рыб,
Пош. Название церкви в поле «храм» набираем в женском роде или сокращаем (Крестовоздвиженская –
Крест). Результат будет тот же.
Прочие поля заполнять не нужно – они используются для специального и точного поиска.
Для поиска других документов принцип поиска тот же – минимум заполненных полей, минимум букв в названиях, фамилиях и именах (личные дела). Отсев карточек не сложен и при необходимости производится путём усложнением запроса.
6. Параметры поиска заданы – выбираем «найти» – появляется перечень тематических карточек. Выбираем нужную и нажимаем на название или иконку «карточка». Карточку можно сохранить или распечатать, но лучше сразу делать свою, удобную картотеку и вносить в неё индивидуальные и недостающие сведения. Например: в карточках переписи населения 1897 года не указаны номера листов.
7. Если «Расширенный поиск» не дал результатов, пробуем другие варианты названий, меняем «ё» на «е», убираем уезд и оставляем только название населённого пункта и прочее. Повторяем «найти» и анализируем результат. Некоторые дела имеют копии. Дела, отсутствующие в филиале архива, могут быть в ГАЯО, и наоборот.
8. Для заказа выбранного дела:
- снимаем «флажок» с поля «Тематические карточки».
- выбираем «Фонд», «Опись» и «Дело». Заполняем поля «номер». Для литеры (если есть) – своё поле.
- нажимаем "Найти". Появляется дело или небольшой список с номерми, содержащими заданные цифры.
- в строке нужного дела нажимаем на иконку «Добавить в требование» – на иконке должен появиться зелёный значок загрузки в «список дел для требования».
Если дело не одно, возвращаемся в «расширенный поиск», очищаем поля и повторяем операцию.
9. Из выпадающего меню строки «Требование дел» выбираем «Список дел требования».
10. При необходимости выбираем архив.
11. Убеждаемся, что дела в «списке дел для требования» имеют и «электронную версию», а не только «традиционную». Ставим «флажок» перед названиями выбранных дел и нажимаем «Сформировать». Не рекомендуется формировать большие требования. Оптимально – 3–5.
12. В диалоговом окне подтверждаем действие. Строки сформированных дел пропадают.
13. Выбираем «Требование дел», если необходимо, архив и в появившемся списке «новых требований» нажимаем на иконку с зелёной стрелкой. Подтверждаем действия в диалоговом окне – статус требования «на рассмотрении».
14. Рассмотрение занимает 5–10 минут. Статус требования меняется – «Работа с электронными копиями».
15. Обновляем экран и нажимаем курсором на дату в строке требования (выделено синим цветом). Появляется список дел (если заказано не одно).
16. Нажимаем курсором на иконку с книжкой и работаем.
Примечания:
1. В режиме «расширенного поиска» в списке всех дел описи иконка с книжкой означает только то, что у вас есть доступ к этому делу. Открыть его можно только в режиме «требование дел».
2. Номера листов дел в карточках – это номера реальных листов в реальных делах и они очень редко соответствуют номерам электронных файлов. Сдвиг нумерации возможен, и в плюс и в минус.
3. Указанный алгоритм работы в дальнейшем, с приобретением опыта, можно изменить и сделать удобнее.
4. Предварительно подбирать дела в режиме «расширенного поиска» в АИС можно и без оплаты доступа к электронным копиям.
5. Исполненные требования дел хранятся в личном кабинете 1 месяц.
Добавляйте, корректируйте, критикуйте конструктивно...
Сообщение отредактировал Александр Соловьёв: 09 Ноябрь 2019 - 20:41