Хорошо, Татьяна. Сделаем так. Забудьте на время эту проблему с оцифрованным-не оцифрованным делом, чтобы не зацикливаться на этом. Я вообще этим не озадачиваюсь, кроме исключительных случаев.
Перепись Вам смотреть все равно нужно, потренируйтесь на ней. Зайдите по ссылке в
Список оцифрованных дел. Когда он загрузится полностью, сможете задать номер фонда - 642, опись - 3, дело - любое из указанных мною. И вы увидите это дело в списке результатов. Если номер дела не задавать, то увидите все оцифрованные дела, какие есть по переписи 1897 г. Если это дело не оцифровано (по другим фондам, не по 642), результат по нему будет пустой. Это один вариант.
Другой простейший вариант. Вам нужно создать список дел для включения в требование. Зайдите в основную форму, в расширенном поиске выберите (галочками) последовательно фонд, опись и дело, проставив в соответствующие поля Ваши номера: фонд 642, опись 3, дело 912. В результате увидите это дело и справа будет кнопка выбора дела (корзина). Нажмете, увидите зеленую галочку - дело будет включено в список дел на требование. И так по каждому нужному делу.
Переходите в список дел на формирование требования. В нем увидите все выбранные дела, и по каждому из них будет указано, в какой форме оно есть - в бумажной или оцифрованной, или в обеих. Дела, которые есть только в бумажной форме, удалите из этого списка (по кнопке справа) или просто не включайте в требование, а остальные галочками включите в требование и сформируйте его по подсказкам.
Я не могу сейчас подробнее написать, потому что я еще не оплатила очередной срок работы в АИС и мне недоступны эти функции, кроме поиска. А я не держу всю процедуру в голове, она отработана до автоматизма.
Когда проделаете это, можете потренироваться на метрических книгах, находя поиском по тематическим карточкам любые нужные Вам дела и включая их по номеру дел в список для формирования требования. Когда будете искать их или отбирать в список, то увидите подсказку, где нужно поставить галочку: "выводить только оцифрованные дела". Опять-таки точнее не могу сказать, не держу в голове образ этой формы. Всегда ориентируюсь на подсказки, если нужно, а если функции какой-то кнопки непонятны, то подвожу к ней маркер, и вижу подсказку по ее действию.
Все очень просто, нужно только смотреть и видеть.